長期インターンの採用メールへの返信｜日程調整の書き方と例文

長期インターンの採用メールへの返信は、決まった型に沿えば迷わず書けます。返信の型は、面接の日程調整でも、採用の連絡でも同じです。宛名、お礼、用件、署名の順に書きます。

返信は早いほど日程が取りやすい

面接の候補日は、ほかの応募者にも同じように送られていることがあります。返信が遅れると、都合のよい日がほかの人で埋まることがあります。

この記事では、メールを読んだ当日か、遅くとも翌営業日に返信することを勧めます。すぐに予定が決められない時も、受け取ったことと、いつまでに返すかを先に伝えます。

ご連絡ありがとうございます。面接の日程について、授業の予定を確かめたうえで、明日12時までにお返事いたします。

夜遅くや早朝に送ること自体は問題ありません。送る時刻が気になるなら、メールの予約送信を使って、翌朝に届くようにする方法もあります。こちらから返信したのに、企業から次の連絡が来ない時は長期インターンの連絡が来ない時の記事を参考にしてください。

件名と宛名の書き方

件名

返信の件名は、相手の件名の前に付く「Re:」を残したままにします。件名が同じなら、企業は何の話の返信かをすぐに見分けられます。自分の氏名を件名の末尾に足すと、相手が探しやすくなります。

• Re: 面接日程のご案内（山田花子）
• Re: 長期インターン採用のご連絡（山田花子）

宛名

ハローワークの送付状の資料は、宛先を、会社名、採用担当者の部署と肩書き、担当者名の3段で書くのが基本としています。担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」と書いてもかまわないとしています。メールの宛名も、同じ考え方で書けます。

• 株式会社◯◯
• 人事部 採用担当
• ◯◯様

会社名は「（株）」と略さず、「株式会社」と正式に書きます。書類では相手の会社を「貴社」と書き、「御社」は話す時に使います。

署名

本文の最後に、氏名、大学名と学部・学年、電話番号、メールアドレスを書きます。企業が電話で連絡したい時に、すぐに番号が分かります。

面接の候補日を返す例文

日程調整のメールには、企業から候補日が示される場合と、自分の都合を聞かれる場合があります。どちらの場合も、日付、曜日、時刻をそろえて書きます。

示された候補日から選ぶ場合

• 株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
• お世話になっております。◯◯大学◯◯学部2年の山田花子です。
• 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
• ご提示いただいた日程のうち、10月14日（水）15時からでお願いいたします。
• 当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
• 山田花子（◯◯大学◯◯学部2年／電話番号／メールアドレス）

自分の都合を聞かれた場合

• 面接の日程について、次の日時でしたら伺えます。
• 10月14日（水）13時から18時
• 10月15日（木）終日
• 10月16日（金）10時から12時
• ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

候補は3つほど、違う曜日で出すと、相手が選びやすくなります。日付と曜日がずれていないか、カレンダーで確かめてから送ります。

オンラインの面接なら、使うツールと接続先のURLが届いているかを確かめます。届いていなければ、日程の返信の中で「当日の接続先はどちらで確認すればよいでしょうか」と聞きます。

返信の前に確かめる3つの点

• 宛先：CCに企業の別の担当者が入っていれば、全員に返信を使い、CCを外さない。
• 引用：相手のメールの本文は消さずに残す。前のやりとりを相手が見返せる。
• 日時：日付と曜日の組み合わせ、時刻の午前と午後を、カレンダーで照らし合わせる。

日程が決まったら、自分のカレンダーにすぐ入れます。面接の場所やURL、担当者の名前もあわせてメモしておくと、当日に探さずに済みます。

日程を変えてほしい時の例文

示された候補日がすべて合わない時や、決まった日程に急な予定が入った時は、早めに伝えます。理由は短くてかまいません。代わりの候補を必ず添えます。

• 件名：Re: 面接日程のご案内（山田花子）
• お世話になっております。◯◯大学の山田花子です。
• ご提示いただいた日程は、いずれも授業と重なっており、伺うことができません。
• 大変恐縮ですが、次の日時でご調整いただくことは可能でしょうか。
• 10月19日（月）16時以降／10月21日（水）終日
• お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

面接の前日や当日に、体調不良などで行けなくなった時は、メールだけでなく電話でも伝えます。メールは相手がすぐに読むとは限らないからです。

採用連絡への返信の例文

採用の連絡が来たら、受けるか、考える時間がほしいか、辞退するかを、最初の段落で伝えます。

採用を受ける場合

• 件名：Re: 長期インターン採用のご連絡（山田花子）
• お世話になっております。◯◯大学の山田花子です。
• このたびは採用のご連絡をいただき、ありがとうございます。謹んでお受けいたします。
• 勤務開始日や当日の持ち物など、事前に準備すべきことがあれば、お知らせいただけますと幸いです。
• これからどうぞよろしくお願いいたします。

勤務開始日や勤務日をこちらから伝える必要がある時は、受ける返事の中に書きます。面接で話した内容と同じかどうかも、ここで確かめられます。

勤務は11月2日（月）から始められます。面接でお伝えしたとおり、月・水・金の13時から18時で、週3日を希望しております。

返事を待ってもらいたい場合

ほかの会社の結果を待っているなど、すぐに決められない時は、いつまでに返事をするかを自分から示します。期日を決めずに待ってもらうと、企業は次の人に連絡できません。

採用のご連絡をいただき、ありがとうございます。大変恐縮ですが、ほかの選考の結果を待っており、10月20日（火）までにお返事させていただけないでしょうか。

電話で採用の連絡が来た場合

採用の連絡が電話で来ることもあります。その場で受けると決められるなら、お礼とあわせて伝えます。決められないなら、いつまでに返事をするかを伝えて電話を終えます。

電話のあとは、話した内容をメールで残します。「本日お電話で採用のご連絡をいただき、ありがとうございました。お伝えしたとおり、謹んでお受けいたします。」のように書くと、勤務開始日などの行き違いを防げます。

辞退する場合の書き方は長期インターンの辞退メールの記事で説明しています。

初出勤の前に確かめること

採用を受けたら、初出勤の前に働く条件を書面で確かめます。労働基準法は、会社が労働契約を結ぶ時に、賃金、労働時間などの労働条件を示すよう定めています。労働基準法施行規則は、そのうち次の事項を書面で示すよう定めています。本人が希望すれば、メールなどで受け取ることもできます。

このうち、働く場所と仕事の変更の範囲、更新の上限は、2024年（令和6年）4月から加わった事項です。同じ時期から、求人を出す段階でも、仕事と働く場所の変更の範囲、更新の基準を示すことになりました。

職業安定法は、募集の時に示した条件を、契約の前に変える場合、会社が変える内容を示すよう定めています。求人で見た時給や勤務日と、書面の内容が違う時は、初出勤の前に聞いて確かめます。

時給が最低賃金を満たしているかの見方は長期インターンの時給の記事で説明しています。

• 初日の集合時刻と場所。リモートなら、最初に入るツールとアカウント。
• 給与の振込口座など、会社に出す書類と期限。
• 勤務日の決め方と、シフトを出す締め切り。
• 試験期間などで休みたい時の連絡先と方法。

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この記事は、2026年10月2日時点の法令と厚生労働省の資料をもとにした一般的な説明です。労働条件の個別の状況は、勤務先や都道府県労働局、労働基準監督署に確認してください。