長期インターンの辞退メール｜選考中・内定後の断り方と例文

長期インターンの辞退メールは、辞退することを最初に書き、理由は短くします。辞退を決めたら、その日のうちに送ります。企業は、返事を待っている間、ほかの応募者に連絡できないからです。

辞退はいつでも伝えられる

長期インターンの辞退は、選考中でも、採用が決まった後でも伝えられます。厚生労働省の労働条件のQ&Aは、内々定の辞退について、職業選択の自由があるため、違法になることはほとんど考えにくいとしています。

採用の内定の段階では、事情が少し変わります。同じQ&Aは、内定の通知のほかに契約のための手続きが予定されていない場合、内定によって労働契約が成立したと認められることが多いとしています。働き始める日が決まっていて、一定の理由があれば取り消せる契約という意味です。

それでも、内定者からの辞退は基本的に問題ないとされています。ただし、辞退のしかたが信義に反するほどひどい場合は、損害賠償を求められる可能性もあるとしています。早く、誠実に伝えることが、自分を守ることにもなります。

選考中に辞退する例文

書類選考の結果待ちや、面接の予定が決まっている段階で辞退する場合です。面接の日程が決まっているなら、その日より前に届くように送ります。

• 件名：選考辞退のご連絡（山田花子）
• 株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
• お世話になっております。◯◯大学◯◯学部2年の山田花子です。
• 10月14日（水）に面接のお時間をいただいておりましたが、選考を辞退させていただきたく、ご連絡しました。
• ほかの会社で働くことを決めたためです。
• お時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ありません。
• 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈りいたします。
• 山田花子（電話番号・メールアドレス）

理由は「ほかの会社に決めた」「学業の予定が変わった」など、1文で足ります。ほかの会社の名前まで書く必要はありません。

面接の当日に辞退する場合

面接の当日になって辞退を決めた時は、メールより先に電話をかけます。担当者が面接の準備をしているかもしれないからです。電話の後に、同じ内容をメールでも送ります。始まる時刻の直前になるほど、相手の負担は大きくなります。決めた時点ですぐに連絡します。

辞退メールで避けること

• 事実と違う理由を書く。後で話が合わなくなる。
• 言い訳を長く書く。辞退の一文が埋もれる。
• 何社分もの辞退を、宛先を変えただけの同じ文で送る。会社名の書き間違いが起きやすい。
• 返信をせずに、連絡を絶つ。相手は辞退かどうかも分からないまま待つことになる。

内定後・初出勤前に辞退する例文

採用の連絡を受けて、一度は受けると返事をした後に辞退する場合です。企業は、受け入れの準備を始めていることがあります。メールを送ったうえで、電話でも伝えると確実です。

• 件名：採用内定辞退のご連絡（山田花子）
• 株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
• お世話になっております。◯◯大学の山田花子です。
• 先日は長期インターンの採用のご連絡をいただき、ありがとうございました。
• 一度お受けしたにもかかわらず大変申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡しました。
• 授業の予定が変わり、お約束した週3日の勤務を続けることが難しくなったためです。
• 本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ありません。改めてお電話でもご連絡いたします。
• 山田花子（電話番号・メールアドレス）

受けると返事をする前に辞退する場合は、採用の連絡へのお礼に続けて辞退を伝えます。返事の期限が決まっていれば、その期限より前に送ります。採用の連絡への返信の型は長期インターンの採用メールへの返信の記事で説明しています。

引き止めや、会って話したいという連絡が来ることもあります。辞退の気持ちが変わらないなら、同じ内容をていねいにくり返します。会って話すかどうかは、自分で決めてかまいません。

始める時期を遅らせたいだけの場合

辞退したい理由が、試験や帰省で最初の数週間に入れないことなら、辞退の前に開始日をずらせないか相談する方法があります。週の日数を減らして始める相談もできます。続けたい気持ちがあるなら、辞退を決める前に一度聞いてみます。

雇用契約を結んだ後に辞退する場合

雇用契約を結んで働き始めた後は、辞退ではなく退職になります。民法は、期間の定めがない雇用なら、いつでも解約を申し入れられ、申し入れの日から2週間で雇用が終わると定めています。

契約の期間が決まっている場合、民法は、やむを得ない事由があれば直ちに契約を解除できると定めています。そうでなければ、会社と話し合い、合意して契約を終える形が基本です。

退職を伝える時は、メールだけで済ませず、上司に直接話します。担当している仕事があれば、一覧にして引き継ぎの予定を伝えます。貸与されたパソコンやアカウントの返し方も確かめます。自分の契約がどちらかは、労働条件通知書の契約期間の欄で確かめます。辞めるときの決まりと伝え方は長期インターンを続けるコツと辞め方の記事で説明しています。

連絡をせずに出勤をやめることは、辞退にも退職にもなりません。会社にも自分にも負担が残ります。どうなるかは長期インターンを飛ぶとどうなるかの記事で説明しています。

電話とメールの使い分け

辞退の連絡は、メールを基本にします。日時と内容が記録に残り、相手の都合のよい時に読めるからです。ただし、相手がすぐに読まないと困る場面では、電話を合わせます。

電話では、名乗ったあと、辞退の用件を先に伝えます。担当者が不在なら、戻る時間を聞いてかけ直します。伝言だけで済ませず、あわせてメールでも送ります。

お忙しいところ失礼いたします。◯◯大学の山田花子と申します。長期インターンの採用の件でお電話しました。大変申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

辞退の返信が来たら

企業から辞退を受け付けたという返信が来たら、短くお礼を返して終えます。「ご確認いただき、ありがとうございました。貴社のご発展をお祈りいたします。」で足ります。返信が来ないまま3営業日たったら、届いているかを電話で確かめます。

違約金を求められた時

辞退や退職を伝えた時に、違約金や研修費を払うよう言われることがあります。労働基準法第16条は、会社が労働契約の不履行について違約金を定めたり、損害賠償の額をあらかじめ決めたりする契約を禁じています。

「辞めたら◯万円払う」という約束は、この決まりに反します。契約書や誓約書に書かれていても、その場で払うと答えず、書面をもらって相談します。

一方で、実際に生じた損害の賠償を求められる可能性がまったくないわけではありません。厚生労働省のQ&Aは、内定辞退があまりに信義に反する場合に、損害賠償を求められる可能性に触れています。早めに、誠実に伝えていれば、こうした争いになりにくくなります。

困った時は、都道府県労働局や労働基準監督署などにある総合労働相談コーナーに相談できます。募集・採用を含む、職場のあらゆる労働問題を受け付けています。厚生労働省によると、全国378か所にあり、予約は不要で、相談は無料です。

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Day91は学生の個人情報を集めません。応募と辞退の連絡は、各企業と直接やりとりします。

この記事は、2026年10月2日時点の法令と厚生労働省の資料をもとにした一般的な説明です。内定や契約の扱いは事案ごとに判断されます。個別の状況は、総合労働相談コーナー、都道府県労働局、弁護士に確認してください。