インターンの不採用通知の書き方｜理由の伝え方と例文

不採用でも連絡する理由

インターンの不採用通知を送らず、連絡がないことを不採用の合図にすると、応募者は結果が分からないまま待つことになります。学生は、結果を見て他の会社に応募するか、承諾するかを決めます。

連絡がないと、応募者は会社に問い合わせるしかありません。職業安定法の指針は、労働者の募集を行う者に、応募者からの苦情を適切かつ迅速に処理する体制の整備と改善向上に努めるよう求めています。結果を伝えることは、問い合わせを減らすことにもつながります。

不採用の人も、次の募集の応募者や、知り合いに会社のことを話す人になります。短い連絡でも、送るかどうかで会社の印象が変わります。

連絡するまでの期間

職業安定法とその指針には、採否をいつまでに伝えるかを一律に定めた規定はありません。期間は会社が決めます。大事なのは、決めた期間を先に伝え、その期間を守ることです。伝えるときは、「来週中」ではなく「〇月〇日まで」と日付で伝えます。日付があると、応募者は他の会社の予定と並べて考えられます。

• 書類選考：応募を受け付けたときの返信で、結果を伝える日を書く
• 面接：面接の最後に、結果を伝える日を口頭で伝える
• 遅れる場合：約束の日より前に、遅れることと新しい日を伝える

採用する人の承諾を待ってから不採用を伝える形にすると、不採用の人が結果を待つ期間は長くなります。待たせる場合は、その旨も期限と一緒に伝えます。面接の進め方はインターンの採用面接の進め方で説明しています。

不採用メールの例文

不採用のメールは、結果、お礼、応募書類の扱いの3つを短く書きます。結果は最初の段落に書き、遠回しにしません。読み進めないと結果が分からない文面は、応募者の負担になります。宛名は応募書類に書かれた名前を写し、漢字の誤りがないか送る前に確かめます。

書類選考で不採用の場合

• 件名：長期インターン選考結果のご連絡（株式会社〇〇）
• 〇〇様　株式会社〇〇の採用担当の〇〇です。
• このたびは長期インターンの募集にご応募いただき、ありがとうございました。
• 応募書類をもとに選考した結果、今回は採用を見送ることになりました。
• お預かりした応募書類は、当社で責任をもって削除します。
• 〇〇様のご活躍をお祈りしています。

面接の後に不採用の場合

• 件名：長期インターン面接の結果のご連絡（株式会社〇〇）
• 〇〇様　先日はお時間をいただき、ありがとうございました。株式会社〇〇の〇〇です。
• 面接の内容をもとに検討した結果、今回は採用を見送ることになりました。
• 今回の募集では、平日の午前に週3日勤務できることを条件にしていました。
• 応募書類と面接の記録は、〇月〇日までに削除します。
• お話しいただいた内容に感謝しています。ありがとうございました。

2つ目の例のように、求人に書いていた条件と合わなかった場合は、その条件を書いてもかまいません。応募者が次に応募先を選ぶときの手がかりになります。書くなら、求人に書いていた条件だけにします。

面接に来なかった人に選考の終了を伝える場合

• 件名：長期インターン選考についてのご連絡（株式会社〇〇）
• 〇〇様　株式会社〇〇の〇〇です。
• 〇月〇日の面接の時間にお会いできなかったため、〇月〇日までにご連絡がない場合は、今回の選考を終了とさせていただきます。
• 応募書類は、選考の終了後に削除します。

連絡の手段はメールを基本にします。電話で伝えた場合も、同じ内容をメールで送ると、伝えた日と内容が残ります。

避けたい書き方

• 結果を最後の段落まで書かない
• 他の応募者と比べた書き方をする（例：より経験のある方を採用しました）
• 頼まれていない改善点を長く書く
• 次の募集で必ず採用するような期待を持たせる

例文は、署名や連絡先を足して社内のひな形にしておくと、担当者が変わっても文面がそろいます。採用する人への連絡の文面はインターンの採用連絡の送り方で紹介しています。

理由を聞かれた時の答え方

インターンの不採用の理由を応募者に聞かれることがあります。職業安定法とその指針に、不採用の理由を伝える義務を定めた規定はありません。答えるかどうか、どこまで答えるかは会社が決めます。ただし、答えるなら、決めておいた採用基準に沿った事実だけにします。

• 伝えてよい：求人に書いた勤務時間や期間と合わなかった
• 伝えてよい：必須にしていたスキルが、課題では確かめられなかった
• 伝えない：他の応募者の名前や評価
• 伝えない：面接した人の主観だけの印象

家族、出身地、思想・信条など、適性・能力に関係のない事項を理由にしてはいけません。厚生労働省は、これらを把握することが就職差別につながるおそれがあるとしています。理由として書けない事項が選考に入っていなかったかは、インターンの採用基準の作り方を見て確かめてください。

評価の記録は、応募者本人から開示を求められることがあります。個人情報保護法33条は、本人が保有個人データの開示を請求できると定めています。開示によって業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合などは、全部または一部を開示しないことができます。記録は、本人が読んでも困らない事実の言葉で書いておきます。

応募書類と個人情報の扱い

職業安定法5条の5は、応募者の個人情報を、業務の目的の達成に必要な範囲で、目的を明らかにして集め、その目的の範囲で保管・使用するよう定めています。指針は、目的を応募者が想定できる程度に具体的に示すことと、保管の必要がなくなった個人情報を破棄または削除するための措置を求めています。

個人情報保護法21条は、本人から直接書面で個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を明示するよう定めています。22条は、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めると定めています。

• 応募を受け付けるページに、応募情報を何に使うかを書く
• 不採用の人の書類と面接の記録を、いつ削除するか決めておく
• 紙の書類を返すか、こちらで処分するかを決め、メールで伝える
• 面接の録画やメモも、応募書類と同じ扱いにする

指針は、保管している個人情報について、漏えいや滅失を防ぐ措置と、正当な権限のない人が見られないようにする措置も求めています。応募者から求められたら、その措置の内容を説明します。長期インターンの選考は、現場の社員が面接することもあります。応募書類を個人のメールや手元のパソコンに置いたままにせず、見られる人を選考に関わる人に限ります。選考が終わったら、各自が持っている写しも合わせて削除します。

次の募集で再応募を受ける時

今回は勤務の曜日が合わなかったが、次の募集では合うかもしれない、という応募者もいます。次の募集の案内を送るために応募情報を残すなら、選考とは別の目的になります。

指針は、個人情報の保管や使用は集めた目的の範囲に限り、別の目的で使うなら、その目的を示して本人の同意を得るよう定めています。同意は、本人の自由な意思に基づき、はっきり示されたものである必要があります。不採用メールに「次の募集の案内を希望する場合はご返信ください」と書き、返信があった人だけ情報を残します。

再応募を受けたら、前回の評価を引き継ぐかどうかを先に決めます。勤務できる曜日が変わっていれば、前回とは条件が違います。新しい応募として、同じ採用基準で選考し直すと判断がそろいます。前回の不採用を理由に、最初から選考の対象から外すことはしません。採用基準が同じなら、条件が変わった点を確かめれば足ります。

この記事は、2026年10月2日時点の法令と厚生労働省・個人情報保護委員会の公表資料をもとにした一般的な説明です。個別の状況での個人情報の扱いは、個人情報保護委員会や弁護士に、選考の進め方は都道府県労働局に確認してください。

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